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Condivisione file online per uso interno / esterno

La condivisione dei file online è uno dei concreti vantaggi per usare Google, infatti, con l'utilizzo integrato della tecnologia disponibile, è possibile creare, gestire e archiviare documenti.

Tuttavia il mancato utilizzo di questi strumenti, comporta un significativo incremento dei costi e del tempo da dedicare a queste attività, che possono essere, invece, ottimizzati, semplicemente adottando nuove procedure online.

Condivisione dei file ad uso interno
Avere un luogo virtuale dove sono disponibili tutti i file, suddivisi in funzione delle esigenze, è un grande vantaggio per i soggetti che hanno la necessità di condividere documenti con altre persone della propria organizzazione, tenuto anche conto dell'opportunità di poter perfino interagire, in tempo reale, sia per le eventuali modifiche dirette, sia per commentare l'argomento.

Ad esempio è possibile accedere ai documenti ed ai file, anche parziali, in fase di elaborazione da parte dei propri dipendenti e collaboratori, potendo perfino interagire in tempo reale, oltre che lasciare dei commenti, utili per la definizione dello stesso.

In questo modo, ogni soggetto abilitato, ha la possibilità di accedere alla documentazione, senza che sia necessaria la sua presenza fisica in un determinato luogo, in quanto deve solo disporre dell'autorizzazione per visualizzare, commentare, modificare il file di proprio interesse.

La pratica consolidata di copiare i file su un supporto esterno, affinchè siano sempre con noi, è un'abitudine di cui possiamo fare tranquillamente a meno, poichè, ormai, possiamo accedere ai nostri documenti e files, da qualsiasi parte del mondo, semplicemente collegandoci tramite al web.

Condivisione file ad uso esterno
Quanto tempo viene dedicato per la definizione di un documento, piuttosto che per la modifica di un file, prima di giungere alla stesura definitiva ? sicuramente tanto, senza considerare i costi vivi (benzina, parcheggio, altro) per realizzare gli incontri fisici dove sono discussi gli argomenti.

Molti altri possono essere gli esempi, quante domande ad esempio a fronte di un preventivo cartaceo consegnato, piuttosto che informazioni inerenti i documenti ed i file pubblicati ? che inevitabilmente comportano del tempo da dedicare, e il tempo è la nostra risorsa più preziosa, ma spesso ce lo dimentichiamo.

Inoltre, nell'ipotesi in cui, questi file, siano anche pubblicati nelle nostre pagine web, pubbliche o private che siano, saranno aggiornati in automatico, senza doverli sostituire, in quanto le modifiche apportate, sono immediatamente visibili.

Le applicazioni possono essere tantissime, infatti, è possibile condividere i propri file con un numero definiti di soggetti, stabilendo anche diverse modalità di autorizzazione, piuttosto che con tutto il mondo, tutto dipende da quali sono gli obiettivi che si intendono raggiungere.

Il mancato utilizzo di questi strumenti online, pregiudica l'opportunità di un risparmio diretto e, quindi, un vantaggio economico concreto con l'introduzione di queste nuove procedure, oltre ad inibire la possibilità di poter sfruttare la potenza tecnologica resa disponibile da Google.

Infine, bisogna anche considerare, che non sono necessarie particolari competenze informatiche, l'unica criticità vera è nella predisposizione e configurazione delle procedure, in quanto per l'utilizzo, da parte dei soggetti abilitati è sufficiente consegnare un tutorial, piuttosto che farli partecipare ad un breve seminario online, dove sono illustrate le azioni da effettuare. 

I soggetti interessati all'utilizzo di queste procedure per la condivisione e gestione dei file online, possono anche richiedere l'attivazione del nostro supporto tecnico online.

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