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Organizzare un evento con la tecnologia Google

La realizzazione di un evento, a prescindere dal numero delle persone coinvolte, ha sempre la finalità di aprire un confronto su uno o più argomenti.

Tuttavia, spesso, il dialogo avviato si esaurisce con la fine dell'incontro, sia per motivazioni culturali, sia per limiti organizzativi e tecnici, amplificati anche dal mancato utilizzo delle tecnologie informatiche disponibili.

Singolare che anche allorquando ci siano incontri, più o meno tecnici, perfino sull'importanza di sfruttare le nuove tecnologie per il web, piuttosto che sulla comunicazione, sul marketing, sui contratti di rete o altre tematiche analoghe agli argomenti citati, si incorra nello stesso errore, ovvero non utilizzare gli strumenti disponibili, anche per agevolare la migliore organizzazione.

Questo dimostra come ci sia anche un problema culturale, infatti, chi si occupa di queste tematiche, non dovrebbe avere difficoltà nell'utilizzo di strumenti innovativi per una migliore organizzazione e riuscita "culturale" dell'evento promosso, oltre che ad utilizzarle nel proprio lavoro quotidiano.

Fermo restando la volontà precisa di non aprire un vero confronto, ciò non diminuisce l'importanza strategica di poter migliorare la comunicazione interna ed esterna, sui contenuti dell'incontro.

Volendo fare alcuni esempi esplicativi di queste affermazioni, possiamo analizzare alcuni aspetti inerenti i contenuti scientifici e la gestione dei partecipanti.

In molti sottovalutano l'importanza di acquisire preventivamente il materiale, cartaceo e/o multimediale, inerenti gli interventi dei singoli docenti / relatori, ritenendo sufficiente l'inserimento nel programma, tra l'altro, spesso solo cartaceo, del titolo, del nominativo e dell'incarico, quali elementi sufficienti per comunicare l'argomento affrontato.

Questa "dimenticanza" comporta sostanzialmente le seguenti criticità:
  • impossibilità per i relatori di poter modificare il proprio intervento, tenuto anche conto dei contenuti degli altri, anche al fine di evitare ripetizioni, a tal fine sarebbe opportuno, attivare uno spazio web riservato, dove il Comitato scientifico può confrontarsi;
  • mancanza dei contenuti scientifici per una promozione efficace dell'evento, oltre che per l'eventuale predisposizione delle relative presentazione video, per quelli non disponibili, sicuramente più professionale, rispetto al solo intervento orale.
  • totale assenza di materiale per approfondire le argomentazioni affrontate.
Ne consegue, l'impossibilità di poter acquisire, prima dell'evento, domande ed osservazioni sulle tematiche previste,  in modo tale da poterle discutere ed approfondire durante i lavori.

Questo aspetto diventa ancora più cruciale, allorquando si presentano dei progetti, che prevedono l'adesione successiva dei partecipanti, pensiamo ai contratti di rete, che hanno il forte limite di non contemplare l'uso della tecnologia web per l'organizzazione interna e per lo sviluppo futuro.

L'assenza di questi contenuti, inibisce la possibilità di lasciare un segno anche dopo, un detto recita, passato il santo, passata la festa, in questo caso, passato l'evento, passato il dialogo.

Un altro aspetto è la gestione delle iscrizioni, scarsamente utilizzato, perfino nella modalità cartacea, quindi non bisogna meravigliarsi di non avere anche la procedura online, che consente di avere i dati subito disponibili, senza che siano necessaria nessuna elaborazione, ma con l'opportunità di poterli gestire per gli usi previsti (elenco partecipanti, attestati, abilitazioni private, email, ecc.ecc.).

Tuttavia, in funzione della tipologia dell'evento, molti altri possono essere gli esempi, anche se a questo punto, il messaggio è chiaro, più si usa e sfrutta la tecnologia, maggiore è la possibilità di riuscire a raggiungere gli obiettivi con facilità.

Per sfruttare le funzionalità Google, che consentono di poter raggiungere, questi ma anche molti altri risultati, è possibile anche ottenere un supporto tecnico certificato, inviando una mail.

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