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Segreteria organizzativa

La buona riuscita di un evento dipende molto anche dalla segreteria organizzativa e dalle relative procedure attivate, disponibili per i docenti e per i soggetti interessati a partecipare all'incontro programmato.

Tuttavia, spesso, la segreteria organizzativa è relegata alle sole attività tradizionali, inviti, fornitori, coordinamento relatori, registrazione partecipanti, ecc. ecc., senza alcuna innovazione che sfrutti la tecnologia web.

Un detto recita, passato il Santo, passata la festa, lo stesso avviene anche per ogni evento, convegno, manifestazione, ecc., in quanto una volta terminato, difficilmente si trova qualche traccia degli argomenti discussi, al massimo c'è la stampa degli atti, che però comporta un significativo onere economico, senza tralasciare il dettaglio che non sono sempre facilmente reperibili.

Sicuramente l'intento dei promotori di un evento, convegno, conferenza, è anche quello di lasciare una testimonianza, che inevitabilmente si diluirà nel corso del tempo, le argomentazioni affrontate, infatti, sono destinate a scomparire e difficilmente potranno innescare anche un dibattito, se non si usano strumenti che possono agevolare concretamente un dialogo duraturo nel tempo.

Questa la criticità maggiore da tenere in considerazione, che è possibile azzerare completamente, sfruttando la tecnologia internet, con un sito dedicato alla manifestazione, che può offrire la possibilità di poter aprire e continuare all'infinito un dibattito sugli argomenti affrontati.

Inoltre, bisogna considerare anche l'opportunità, nell'ipotesi in cui le nozioni e/o le indicazioni fornite, siano utili per l'adozione di nuove procedure da adottare in un determinato settore, di consentire, ai partecipanti, di "rinfrescare la memoria", a tutti i soggetti interessati, che per diverse motivazioni non hanno potuto partecipare, di accedere a queste informazioni.

Ma, oltre ad incidere sull'aspetto informativo e culturale dell'iniziativa, ci sono anche diverse agevolazioni organizzative, ad iniziare dall'opportunità di acquisire direttamente online i dati inerenti la registrazione dei partecipanti, che può ridurre significativamente la mole dei dati da dover elaborare, in quanto si dispone già del formato elettronico per tutti gli usi possibili (elenco partecipanti, stampa attestati, fatturazione, altro).

L'inserimento delle indicazioni stradali, utilizzando Google Maps, ne agevola anche la logistica, in quanto collegandosi con un dispositivo mobile al sito dedicato, è persino possibile ottenere le indicazioni stradali e/o pedonali, per raggiungere la sede dell'incontro.

Questi sono solo alcuni esempi, di come sia possibile passare dal concetto classico di segreteria organizzativa, ad una visione tecnologicamente avanzata, con un beneficio per tutti  i soggetti coinvolti, tenuto anche conto che molte altre sono le utilità che si possono offrire, in funzione della tipologia di evento e delle esigenze degli organizzatori.

La tecnologia di Google, consente di gestire autonomamente le attività di segreteria organizzativa, con una notevole riduzione dei costi da sostenere, in quanto si può rendere tutto fruibile online, con una sensibile riduzione anche dei tempi necessari, rispetto alle modalità tradizionali.

Infine, bisogna anche valutare che non ci sono costi diretti da sostenere, in quanto la tecnologia è disponibile gratuitamente, oltre al non secondario aspetto che non servono particolari competenze tecniche per la gestione e l'aggiornamento dei contenuti.

Per maggiori informazioni sulle procedure da utilizzare, o se necessita di un supporto tecnico per la configurazione iniziale degli strumenti, può inserire un commento a questo articolo, o inviare una richiesta online, o telefonare al 0971.281782 o al 346.322.7337 . 

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