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Registrazione partecipanti convegno

La registrazione dei partecipanti ad un convegno è un'attività molto importante, anche se spesso si sottovaluta quanto può essere utile.

Con la tecnologia oggi disponibile anche la registrazione dei partecipanti ad un convegno diventa estremamente facile, in quanto si possono ridurre, se non eliminare, i tempi necessari per l'elaborazione dei dati.

Infatti, una volta definito il set delle informazioni da acquisire, è possibile creare un form online, dove i partecipanti possono inserire i propri dati e confermare la partecipazione al convegno con l'invio.

I dati vengono acquisiti immediatamente in formato elettronico e possono essere elaborati con estrema facilità, oltre a numerose altre utilità, che le modalità cartacee non consentono.

Ad esempio, è possibile conoscere in tempo reale il numero degli iscritti collegandosi al web, a prescindere dal luogo fisico in cui ci si trova, con la possibilità di abilitare anche più soggetti alla consultazione, piuttosto che avere un unico file con tutti gli iscritti, o ancora la possibilità di pubblicare nel web automaticamente l'elenco dei partecipanti, decidendo anche quali dati rendere visibili.

Per consentire l'agevole iscrizione sarà sufficiente pubblicare nel web la scheda di registrazione, la modalità migliore è quella di inserirla in una pagina web con un indirizzo specifico, ad esempio, www.nomeconvegno.it/registrati , piuttosto che usare il link alfanumerico generato dalla procedura.

In un'altra pagina, invece, si potrà inserire l'elenco nominativo degli iscritti, che viene aggiornato automaticamente nel momento in cui è inserita una nuova registrazione, in questo modo il soggetto che l'ha inviata può verificare ed avere la conferma dell'avvenuta iscrizione in tempo reale.

Per attivare questa procedura è necessario disporre di un account gratuito di Google ed utilizzare il programma Drive, creando un modulo per l'acquisizione dei dati.

Inserite nella procedura le informazioni, ovvero i campi della scheda di registrazione, si dovrà procedere alla pubblicazione nel web ed all'inserimento del codice html nella pagina web del sito per renderla fruibile, piuttosto che condividere il link (email, social network).

In funzione del numero di partecipanti si potrà optare anche per la suddivisione degli stessi in ordine alfabetico, in modo da non creare, o almeno ridurre, le possibili code d attese degli iscritti, sia all'inizio del convegno, sia al termine nell'ipotesi in cui sia prevista anche la consegna degli attestati.

In questa ultima ipotesi, inoltre, predisponendo l'attestato su di un foglio word, utilizzando la funzione stampa unione, sarà possibile stampare agevolmente anche gli attestati di partecipazione nominativi.

Un altro aspetto che può tornare molto utile è quello di poter acquisire elettronicamente anche le eventuali domande da parte dei partecipanti, ormai sempre più persone dispongono di un telefonino collegato al web, ma potrebbe anche essere effettuato dal personale della segreteria, per chi ne fosse ancora sprovvisto, pertanto si può predisporre una semplice pagina web, dove è possibile inserire la domanda al relatore, che sarà letta dal moderatore del convegno.

Per maggiori informazioni o se necessita di un supporto tecnico per l'attivazione e la gestione di questa procedura non esiti a contattarmi.

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